Aviso de privacidad

Quién es responsable

Orvian Software («Orvian», «nosotros») es responsable del tratamiento de los datos personales que se usan en Orvian Mail: el portal mail.orvian.mx, sus apps para iPhone, iPad, Mac, Android y Windows, y los servicios ligados a ellas (Orvian Drive y documentos, Orvian Calendar y Orvian Meet). Para cualquier asunto de privacidad escríbenos a soporte@orvian.mx.

Para qué sirve Orvian Mail

Orvian Mail es la herramienta de trabajo de las organizaciones que lo contratan. Entras con el correo y la contraseña del buzón que te dio tu organización, y la app te muestra tu correo, tu calendario, tus archivos y tus llamadas. Tu organización decide quién tiene cuenta.

Qué datos tratamos

• Datos de tu cuenta: nombre, dirección de correo, foto de perfil (si la pones), preferencias y, si la activas, la configuración de la verificación en dos pasos y las llaves de acceso.
• Credenciales del buzón: la contraseña de tu buzón se guarda cifrada y solo se usa para conectar con el servidor de correo de tu organización en tu nombre.
• Tu correo: guardamos una copia de los encabezados (remitente, destinatarios, asunto, fecha y marcas) para que la bandeja abra rápido; el contenido de cada mensaje se lee del servidor de correo al abrirlo. En el teléfono y en la computadora, la app guarda una copia local de los mensajes que abres para poder leerlos sin conexión.
• Archivos y documentos: lo que subes o creas en Orvian Drive y con quién lo compartes.
• Calendario: tus eventos, invitados y recordatorios. Si usas páginas de reserva, el nombre, correo, teléfono (si se pide) y respuestas de quien reserva una cita contigo.
• Llamadas y videollamadas (Orvian Meet): el audio y el video viajan en tiempo real a través de nuestros servidores para conectar a los participantes; no se graban. Guardamos el historial de llamadas (quién, cuándo y si se contestó).
• Confirmaciones de lectura: si una persona de tu organización abre tu correo, lo sabemos por su propio buzón. Si el destinatario es de fuera, el correo lleva una imagen invisible que nos indica cuándo se abrió (no quién). Los correos guardados en tu carpeta de enviados no la llevan.
• Datos técnicos y de seguridad: modelo y sistema del aparato, versión de la app, identificador del aparato, dirección IP, fecha de los accesos, tokens para enviarte notificaciones y un registro de acciones sensibles (por ejemplo, entradas a la cuenta o archivos compartidos).

Para qué los usamos

• Darte el servicio: mostrar y enviar tu correo, sincronizar tu calendario y tus archivos, conectar tus llamadas y avisarte de lo que pasa.
• Proteger tu cuenta: detectar accesos desde aparatos nuevos, permitir cerrar sesiones y prevenir abusos.
• Atender tus solicitudes de soporte.

No usamos tus datos para publicidad, no los vendemos y no te rastreamos en otras apps o sitios. La app no contiene anuncios ni herramientas de analítica de terceros.

Con quién se comparten

• Tu organización y su proveedor de correo: tus mensajes viven en el buzón que tu organización administra.
• Servicios de notificaciones del sistema: para avisarte en el teléfono o la computadora usamos el servicio de notificaciones de cada sistema (Apple Push Notification service en iPhone, iPad y Mac; Firebase Cloud Messaging en Android; Web Push en el navegador). El aviso lleva el título y un resumen breve.
• Asistente de inteligencia artificial (Aurora): solo cuando tú lo pides dentro de un documento o formulario, el texto necesario se envía a un proveedor de modelos de lenguaje para generar la respuesta. No se usa para nada más.
• Personas con quienes compartes: archivos, calendarios o enlaces que tú decides compartir.
• Autoridades: solo cuando la ley nos obligue.

Nuestros servidores y los de nuestros proveedores pueden estar fuera de México; en todos los casos exigimos que traten tus datos solo para prestar el servicio y con medidas de seguridad equivalentes.

Permisos de la app

• Notificaciones: para avisarte de correos, recordatorios y llamadas.
• Cámara y micrófono: para las videollamadas y para tomar una foto que quieras adjuntar.
• Fotos y archivos: solo los que tú eliges para adjuntar o guardar.

Puedes retirar cualquiera de estos permisos desde los ajustes de tu aparato; la app seguirá funcionando sin esa parte.

Cuánto tiempo los conservamos

Mientras tu cuenta esté activa en tu organización. Los avisos de recordatorios enviados se borran a los 40 días. Cuando tu organización da de baja tu cuenta, o cuando lo solicitas, eliminamos la copia que guardamos de tus datos, salvo lo que la ley nos obligue a conservar. Al cerrar sesión en un aparato, la copia local de ese aparato se borra.

Cómo los protegemos

Las conexiones van cifradas (HTTPS/TLS), las contraseñas de los buzones se guardan cifradas, puedes activar la verificación en dos pasos y ver o cerrar las sesiones de tus aparatos desde Ajustes → Seguridad.

Tus derechos

Puedes pedir acceso a tus datos, su rectificación, su cancelación u oponerte a su uso (derechos ARCO), así como revocar tu consentimiento, escribiendo a soporte@orvian.mx desde tu correo de Orvian. Te responderemos en un máximo de 20 días hábiles. Si tu cuenta es de una organización, también puedes acudir a quien la administra.

Eliminar tu cuenta y tus datos de Orvian Mail

1. Escribe a soporte@orvian.mx desde tu correo de Orvian, con el asunto «Eliminar mis datos de Orvian Mail».
2. Te confirmaremos por correo que la solicitud es tuya antes de borrar nada.
3. En un máximo de 20 días hábiles eliminamos tus datos y te avisamos cuando esté hecho.

Se elimina: la copia que guardamos de tu correo (encabezados y adjuntos abiertos), tus archivos y documentos de Drive, formularios y respuestas, calendarios y eventos, historial de llamadas y reuniones, firmas, foto de perfil, ajustes, sesiones abiertas y los identificadores de tus aparatos para los avisos.

Se conserva: los correos que siguen en tu buzón del proveedor de correo de tu organización (ese buzón lo administra tu organización, no Orvian), lo que hayas compartido con otras personas y ellas hayan guardado, y los registros de seguridad que la ley nos obligue a conservar, solo durante el plazo que marque.

Menores de edad

Orvian Mail es una herramienta de trabajo y no está dirigida a menores de edad.

Cambios a este aviso

Si cambiamos este aviso, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es importante, te avisaremos en la app.